<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1908464336105901&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Blogg med aktuelle nyheter, tips og triks

Blogginnlegg

Kategorier
Trine Gutubakken
By
august 13, 2020

7 tips til smart bruk av Outlook og e-post

Globalt sendes omkring 300 milliarder e-post hver dag, med over 4 milliarder e-postbrukere verden over. Det er liten tvil om at e-post er den kanalen hvor vi på verdensbasis kommuniserer aller mest. I tillegg til e-post har vi også en rekke andre kanaler som åpner opp for mer effektiv kommunikasjon, blant annet Microsoft Teams. Ettersom vi nå har blitt mer vant til å jobbe fra ulike lokasjoner, har vi også blitt flinkere til å skille mellom type kommunikasjon, type plattform og type kanal. E-post blir nå brukt i stor grad til mer formell kommunikasjon, eller henvendelser som kanskje ikke krever svar med en gang. Men, e-post er fortsatt en viktig kommunikasjonskanal for de aller fleste, det er også her vi booker møter, har kalenderen vår og deler dokumenter med hverandre.

 

Her har vi samlet sammen 9 tips til smart bruk av Outlook og e-post.

 

1. Send e-post raskere med hurtigtaster

Start en ny e-post – Ctrl + Shift + M

Sende en ny e-post – Ctrl + Enter

Svar på en e-post – Ctrl + Shift + R

Videresend en e-post – Ctrl + Shift + F

Søk etter en e-ost – Ctrl + E eller F3

 

2. Sjekk tilgjengelighet

Velg Se gjennom i øverste menyen og velg Sjekk tilgjengelighet. På denne måten kan du sikre at meldinger og dokumenter kan leses av alle mennesker.

 

outlooktips1

3. Oversett teksten

Åpne et Word-dokument og velg teksten som skal oversettes. Høyreklikk på teksten og velg deretter Oversett. I vinduet til venstre kan man velge et språk for oversettelsen. Velg Sett inn og teksten kommer rett inn i dokumentet. Dersom du vil oversette en tekst til en e-post kan denne da kopieres inn i den nye meldingen.

 

outlooktips2

 

4. Få oppmerksomhet med @omtaler

Dersom man trenger å få oppmerksomheten til en person i en e-post som sendes til flere kan det være en fordel å @omtale personen. Personen vil da få et varsel om at man er nevnt. Dette kan være en fin måte å formidle at man ønsker et svar spesifikt fra denne personen.

 

outlooktips3

5. Gjør e-posten til en PDF

Dersom du har mottatt en e-post som du gjerne skulle lagret som et dokument, kan du enkelt gjøre dette via menyen. Velg Acrobat i menyen og Opprett en PDF av meldingen.

 

outlooktips4

 

6. La Outlook lese mailen for deg

Outlook kan lese e-postmeldingene du mottar høyt. Teksten som leses fremheves. Velg e-posten du ønsker at skal leses og gå til Hjem i menyen og velg Les høyt.

 

outlooktips5

 

7. Rydd opp innboksen

Av og til kan det skje at innboksen blir ganske full. For å rydde opp i innboksen kan du følge disse stegene:

  1. Velg Hjem og Rydd opp
  2. Velg Rydd opp samtale, Rydd opp mappe eller Rydd opp mappe og undermapper

Outlook flytter dermed overflødige meldinger til Slettede elementer. Mapperydding vil aldri fjerne uleste meldinger. En annen måte å rydde opp i innboksen på er å følge konseptet Inbox Zero. Les mer her.

 

Oppsummering

Det finnes en rekke tips til hvordan vi kan jobbe smartere med e-post. Vi har skrevet en rekke innlegg om Outlook, ta en titt her:

 

Outlook tips og triks

 

 

Besøk vår hjemmeside

Abonner på bloggen

Serverfri
New call-to-action
Sikkerhet

Legg igjen en kommentar