Til tider kan det være at vi ønsker å poste en melding som er ment for en spesiell gruppe mennesker. Dette kan være en avdeling, de som er involvert i et prosjekt sammen eller om man samarbeider om en bestemt oppgave. Du slipper dermed å huske hvert medlem av en prosjektgruppe, eier av en prosess eller passende ekspert. Målrettet kommunikasjon blir enklere med bruk av «tagger» hvor du kan organisere brukere i teamet ditt basert på ulike attributter. Det kan også være roller, ferdigheter eller kompetanse. Når disse «taggene» brukes vil du enklere kunne nå ut til de rette menneskene.

Hvordan opprette en «tagg»?

Gå til et teams og velg Flere alternativer (…) og velg administrer «tagger». Her kan du lage eller endre «tagger».

Når en «tagg» er opprettet kan du bruke den til å nå ut til de du trenger, enten i en chat eller i et kanalinnlegg. I kanalen kan du @omtale «taggen» slik at medlemmene av denne blir varslet.

Eksempler på når en «tagg» kan brukes

Rollebasert arbeid: Dersom du jobber i en stor organisasjon der brukerne som oftest kjenner rollen til personen de trenger å nå, men ikke vet navnet på personen, kan «tagger» gjøre det enklere å finne dem. Hvis du for eksempel jobber i en rolle der du ofte sender henvendelser til en supportavdeling, kan det opprettes en Support-tagg. Deretter kan du da poste en supporthenvendelse i et kanalinnlegg og inkludere @support slik at disse personene blir varslet.

Store team: Hvis du for eksempel jobber i en butikk med en rekke avdelinger, kan man opprette en «tagg» for ansatte som er tilordnet en enkelt avdeling. Dersom du skal fortelle hele butikken om en spesiell hendelse, men informasjonen gjelder spesielt den ene avdelingen, kan det da være hensiktsmessig å «tagge» avdelingen som trenger denne beskjeden.

Prosjektgrupper: For spesielle prosjekter der medlemmene ikke jobber sammen så ofte, kan «tagger» brukes som en enkel måte å opprette en prosjektgruppe på. Dette er spesielt nyttig for kortsiktige prosjekter. Et eksempel på dette kan være et internt prosjekt som inkluderer personer fra flere avdelinger med ulik kompetanse. Det kan da opprettes en prosjekt-tagg, i tillegg til å identifisere en «ekspert», som for eksempel @produktspesialist.

Keep in mind

Når man bruker «tagger» er det noen ting vi bør tenke over:

• Velg et navn som alle medlemmene av teamet enkelt kan kjenne igjen.
• Husk at «tagger» bare er tilgjengelig for personer som er medlemmer av teamet der «taggen» er opprettet.
• Det er foreløpig en grense på 100 «tagger» per team, og 100 medlemmer pr «tagg». Hver bruker kan tildeles maksimalt 25 «tagger».
• «Tagger» kan deaktiveres av IT-administratoren.
• Endringer i en «tagg» kan kun kontrolleres av teameiere.