Både i møter, på telefon og hjemme blir vi i Lillevik IT daglig spurt om hva Office 365 egentlig er, og hvordan vi selv benytter oss av de ulike verktøyene. Det er så mye mer enn e-post og kjente Office programmer! I dette innlegget har jeg, Jannie - prosjektleder i Lillevik IT, prøvd å forklare hvordan en typisk arbeidshverdag er for meg med Office 365. Dette er ingen fasit til hvordan du burde arbeide, men kan kanskje det kan gi deg noen tips.
Bussturen inn til kontoret er hellig. 1. Gå gjennom dagens kalender på telefonen. 2. Lese nyheter, typisk Digi, VG og Aftenposten. 3. Hvis tid: Lese ferdig boken min.
Jeg mottar en Outlook notifikasjon på vårt faste teknisk møte som er hver onsdag morgen. Rekker jeg inn til kontoret, eller skal jeg trykke på linken og bli med over Skype?
Rakk det! Klokken blir 08.00 og det er tid for Teknisk møte. Driftsansvarlig går gjennom viktige saker, kundeoppdateringer og nyheter. Han bruker vår faste PowerPoint mal som ligger i Teams under teamet vi har valgt å kalle "Teknisk" under kanalen «Teknisk møte». Daglig leder Marianne sitter fast i trafikken og er med i møte via Skype for Business fra hennes telefon. Vi tar også opp møtet via Skype for Business, og legger ut opptaket i samme kanal (Teknisk møte) for at de som ikke kunne delta kan lytte til dette en gang det passer.
Åpner Teams: Starter å åpne notifikasjoner jeg har fått. Svarer på meldinger relatert til meg, og ser over notifikasjoner relevant for alle. I tillegg liker jeg å gå gjennom hva som har skjedd i teamene hvor jeg ikke er «hoveddeltaker» - dette for å få en oversikt over hva som skjer internt, nyheter som er viktige for meg, og oppdateringer på hva alle andre i organisasjonen jobber med.
Jeg leser raskt over mail og ser om det er noe kritisk som har kommet inn før jeg setter fart på dagens oppgaver. Min egen tommelfingerregel: Tar det 2 minutter å svare, gjør det med en gang. Hvis det kreves mer arbeid enn et enkelt svar lager jeg aktiviteter til meg selv og flagger e-postene. Jeg har bevisst valgt å ikke ha pop-up på e-post for å styre min hverdag. Hvis noe er ekstra viktig, da ringer man.
Jeg åpner vårt CRM system - og dagens første aktivitet er å forbedre kurs for en av våre kunder. Starter med åpne vår kanal "Kurs" i Teams – henter opp og arbeider videre på PowerPointen vi begynte på i forrige uke.
Inne i PowerPoint'en er min kollega Andreas inne og redigerer. Jeg ser at han, som avtalt, arbeider med et spesifikt innhold, så jeg kan fortsette på noe annet. På denne måten slipper vi flere versjoner av samme dokument (som har en lei tendens til å lagres som dokument versjon 1, dokument versjon 2 osv.), og vet akkurat hva som er den korrekte PowerPoint'en vi skal vise kunden i det kommende møtet.
Vi er ikke helt fornøyd ennå, og kurset skal ikke være før om en uke, så vi legger ut en kobling på Teams og ber om tilbakemeldinger fra resten av gjengen på kontoret. Vi har gitt alle mulighet til å kommentere og gå inn i dokumentet å endre direkte. Med versjonshistorikk ser vi enkelt hvilke endringer som har blitt gjort.
I arbeidet med å finpusse en prosjektplan for et migrasjonsprosjekt trenger jeg litt bistand fra en teknisk ressurs internt. Sjekker i Skype for Business hvem av mine kolleger som er ledig, og stiller et raskt spørsmål med en direktemelding.
Lunsj - fast aktivitet i kalenderen. Tid for eggerøre og prat om de siste OL-resultatene.
Ut på kundebesøk. Skriver møtereferat i bedriftens felles OneNote, som jeg også velger å hente opp fra Teams. På den måten er alle i organisasjonen oppdatert, og om noen for eksempel blir syke, kan alle hente ut hva som ble diskutert i sist møte og ta sakene videre.
I taxien på vei tilbake finpusser jeg på møtereferatet direkte fra OneNote på mobilen, og sender det avgårde via e-post med actionpunkter. Rakk i tillegg å svare på noen e-poster i taxien, som hadde tikket inn under kundemøtet.
Setter alltid av litt ekstra tid etter møter for etterarbeid. Alle actionpunkter gjøres om til aktiviteter og tildeles de riktige ressursene.
Har fått i oppdrag å lage en presentasjon om arbeidsflyt. Starter med åpne Delve for å se om vi har produsert noe tilsvarende tidligere. Med Delve søker jeg på tvers av alle «offentlige» dokumenter vi har lagret i Office 365 (delte OneDrive-dokumenter, Sharepoint-sider og Teams-kanaler. Finner en presentasjon vi holdt om samme tema for en tid tilbake og bruker denne som mal. Jeg bruker PowerPoint for å lage en presentasjon med profesjonellt utseende.
Dokumentet deler jeg med kunden ved å lagre dette på vår eksterne kundeside i SharePoint. Jeg henter ut en kobling og sender denne til kunde på e-post. Velger at kunden kun kan åpne linken, og at tilgangen forsvinner etter 30 dager. I tillegg slenger jeg ut en kjapp melding på Teams med link, da jeg vet flere har nytte av dette dokumentet (og selvsagt litt for selvskryt……..).
Som sosialansvarlig i Lillevik IT, er det mitt ansvar å planlegge våre månedlige sosiale aktiviteter (Funlit = Fun with Lillevik IT). Det er ikke alltid like lett å bestemme dato og aktivitet, så jeg lager en poll i Microsoft Forms for å finne en dato som passer, samt sjekke stemningen for ulike aktiviteter.
Når klokken nærmer seg fire er det ofte på tide å avslutte dagens arbeid, da henting i barnehagen står for tur. Jeg avslutter alltid dagen med å sette opp oppgaver jeg ikke fikk fullført som tasks i Outlook, eller i Planner. Deretter tar jeg en kikk innom My Analytics for å sjekke hvordan jeg ligger an i forhold til mine mål knyttet til mine arbeidsvaner. Det siste jeg gjør før jeg logger av er å gå gjennom kalenderen for morgendagen og gjøre eventuelle endringer, slik at jeg kan våkne dagen etter - preppet og klar for en ny Office 365 dag!
