<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1908464336105901&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Blogg med aktuelle nyheter, tips og triks

Blogginnlegg

Kategorier
Trine Gutubakken
By
mars 09, 2021

En arbeidshverdag med OneDrive og Teams – det nye digitale kontoret

For de fleste er hjemmekontor – enten deltid eller heltid – den nye måten å jobbe på. Med over 115 millioner daglige brukere er Teams en genial plattform for samhandling. Mens Teams fungerer som din digitale hub for samarbeid, er OneDrive din personlige lagringstjeneste i skyen. Du kan bruke Microsoft 365 Apps inkludert Word-, PowerPoint-, Excel- eller OneNote-notatbøker, og dermed lagre ved hjelp OneDrive og dele sikkert med kolleger i Teams. Der kan du også være medforfatter i dokumenter, møte med kolleger og chatte med andre.

 

Onedrive + Teams = sant

Vi forbereder en PowerPoint-presentasjon til møte vi skal ha senere. Om morgenen åpner vi Teams og velger fanen med filer. Her ser vi filer vi nylig har jobbet med, Teams-filer og nedlastninger samt eventuelle skylagringstjenester tilknyttet Teams. OneDrive er standardfilappen for Microsoft 365. Når vi klikker på OneDrive kan du se alle filene dine. Vi kan raskt legge til, laste opp og synkronisere filer rett i Teams, eller åpne dem direkte i OneDrive.

 

I OneDrive kan vi for eksempel navigere til en presentasjon vi nylig har jobbet med og samarbeide sammen i en presentasjon via Teams. Når vi deler en OneDrive-fil i en chat får hver fil unike tillatelser basert på de som er med i chatten – på den måten trenger du ikke bekymre deg for at utilsiktede mottakere får tilgang til innholdet.

 

OneDriveTeams

Etter at vi har gått igjennom presentasjonen og sett hva den andre har redigert og oppdatert i presentasjonen, kan vi velge å si oss ferdige. Vi kan nå dele presentasjonen med resten av teamet. Avdelingen her har vi valgt å kalle Mark 8 Project Team. Når et team opprettes, opprettes også et tilsvarende SharePoint-bibliotek automatisk. Alle filene som er opprettet i eller lastet opp til Mark 8 Project team-mappen, lagres og sikkerhetskopieres til SharePoint-biblioteket. Her kan vi også kopiere presentasjonen fra OneDrive til dokumentmappen i teamet. Deretter kan vi gå til fanen med Innlegg og legge igjen en melding om at filen er klar for gjennomgang. Ved å bruke OneDrive kan vi også synkronisere alle filene i det delte biblioteket direkte til enheten vår. På den måten kan vi jobbe med filen mens vi er frakoblet.

 

OneDriveTeams2

Siden OneDrive, Teams og Office har en ganske bra integrasjon, er det derfor veldig enkelt å kommentere og markere innhold. Vi kan bruke @omtaler til å flagge kommentarer og oppgaver for meg selv eller andre jeg samarbeider med. Vi kan også spore versjonshistorikk og gjenopprette tidligere filversjoner etter behov. Og, fordi alle endringer er synkronisert og lagret i skyen, kan vi redigere et dokument på en enhet og fullføre den på en annen. Når vi deretter da skal ha et møte senere for å gjennomgå presentasjonen, kan alle enkelt få tilgang til filen og dermed se hverandres kommentarer. Vi kan også da redigere presentasjonen sammen i sanntid.

 

La oss si at vi senere på dagen har planlagt fokustid for å jobbe med et prosjekt som skisserer markedsplanen for en ny produktserie. En kollega har allerede startet disposisjonen og lastet opp dokumentet i Mark 8 Project team-kanalen i Teams. Jeg sitter ikke på kontoret, men ønsker å jobbe med dokumentet der jeg er. Jeg har allerede synkronisert teamet til min OneDrive-klient, og det er derfor veldig enkelt å finne filen.

 

OneDriveTeams3

 

 

Del filer og samarbeid sikkert

OneDrive gir en sikrere delingsopplevelse for å kontrollere datalekkasje og tilgang til sensitiv bedriftsinformasjon. Ved å ha innholdet vårt i OneDrive kan vi dele filer som en lenke, internt og eksternt, slik at hver mottaker har tilgang til den mest oppdaterte versjonen. Avhengig av hvordan IT-administratoren har konfigurert delingstillatelser i OneDrive og SharePoint, kan vi angi tillatelser for hvem som får tilgang til lenker – hvem som helst, bare personer i bedriften, bestemte personer eller personer i Teams-gruppechat, og om de kan se eller redigere filen. Vi kan angi utløpsdatoer eller angi passord for å beskytte sensitiv bedrifts- eller ansattinformasjon. Blokkering av nedlastninger på filer hindrer også mottakere i å lagre filer på datamaskinene dine.

 

OneDriveTeams4

Arbeid trygt – vel vitende om at IT beskytter dataene dine

Eksponering av sensitiv virksomhet- eller klientinformasjon kan få alvorlige juridiske implikasjoner. Dagens eksterne arbeidsmiljø kan øke disse bekymringene når det kommer til IT, mye fordi vi trenger å dele informasjon uten grensene for et beskyttet bedriftsmiljø. Teams og OneDrive gir ikke bare sammenhengende samarbeidsopplevelser, men gir også konsistens for administratorer. I stedet for å administrere flere tredjepartsverktøy, gir den sømløse integrasjonen mellom Teams og OneDrive administratorer mulighet til å sette styrings- og compliance-policyer på et organisasjonsnivå som kan utvides til både OneDrive og Teams.

 

Her kan IT-avdelingen også bruke Microsoft Information Protection til å opprette retningslinjer for automatisk klassifisering av sensitive data. Så hvis vi oppretter et dokument som inneholder sensitive klientdata, blir dette dokumentet automatisk klassifisert av systemet og kryptert for ytterligere beskyttelse. Dette gjør at vi slipper å bekymre oss for sikkerheten, og vi kan heller fokusere på å fullføre arbeidet. Ved å bruke informasjonsbarrierer kan IT-avdelingen også begrense kommunikasjon og samarbeid i Teams eller Onedrive mellom to avdelinger eller segmenter for å unngå at interessekonflikter oppstår eller mellom bestemte personer for å sikre intern informasjon.

 

I tillegg kan IT-avdelingen se til hvordan teamene samhandler med delt innhold. Her kan man legge til et ekstra lag med sikkerhet og kontroll. Detaljerte revisjonslogger og rapporter er tilgjengelige i Microsoft 365 sikkerhetssenteret. Her kan man spore OneDrive-aktivitet på mappe- fil- og brukernivå. Da kan man raskt se om uautoriserte brukere har prøvd å få tilgang til sensitiv informasjon. Hver brukerhandling, inkludert endringer og modifikasjoner som er gjort i filer og mapper, registreres i et revisjonsspor.

 

Du kan lese mer om sikkerhet på hjemmekontoret i denne e-boken: 

 

New call-to-action

 

 

Besøk vår hjemmeside

Abonner på bloggen

Serverfri
New call-to-action
Sikkerhet

Legg igjen en kommentar