Om du er opptatt av struktur og organisering kan OneNote raskt bli en av dine favorittkomponenter i Office 365. Med mulighet til å lagre alle notater, referater, huskelister og bilder, i ulike notatblokker med tilhørende seksjoner og sider, kan du endelig samle hele ditt liv - både personlig og profesjonelt - på ett og samme sted.
Mange mener at OneNote er den mest allsidige komponenten i Office 365, og at riktig bruk kan bidra til å forenkle hverdagen din. Dette enten om du er student og trenger å samle notater fra ulike forelesninger, eller om du er en del av et team på jobben som trenger å samarbeide om felles oppgaver.
Nedenfor får du en rask innføring i OneNote, samt noen tips og triks som kan være kjekke å vite om.
Slik som eksempelet nedenfor viser er OneNote strukturert med notatblokker (i dette eksempelet "Markedsføring"), seksjoner ("Møtenotater" og "Kampanjer") og sider ("Uke 39: 26.09", etc,). Du har mulighet til å lage så mange notatblokker, seksjoner og sider som du vil, samt endre rekkefølgen på hvordan de er strukturert (eksempelvis kan "Kampanjer" stå før "Møtenotater"). Du har i tillegg mulighet til å endre fargekoder (her er "Møtenotater" blå og "Kampanjer" oransje).
Øverst til høyre i eksempelet over er det en boks for søk (Ctrl+E). Her kan du velge å taste inn ett ord eller deler av en setning relatert til det du leter etter. Alternativene som kommer opp blir sortert etter "nylig brukte valg", "i tittel" eller "på side", og i parentes etter de ulike alternativene står det hvilken notatblokk du finner det i.
Om du er på farten, har dårlig tid, eller bare har behov for å notere noe raskt, kan du trykke på WIN og N knappen samtidig og det vil dukke opp et lite vindu. Her kan du skrive det du ønsker, og lukke vinduet når du er ferdig, uten å tenke på at du må lagre eller gi dokumentet et navn. For å finne tilbake til disse notatene kan du enten bruke søkefunksjonen som beskrevet over eller trykke på pilen ved siden av notatblokken (i dette tilfellet "Markedsføring") og trykke på "Hurtignotater" som du finner helt nederst på menyen som dukker opp.
Enten du trenger en digital handleliste (som du kan dele med resten av husstanden) for å holde styr på hva som er blitt handlet inn og hva som gjenstår, eller om det er i prosjektsammenheng på jobben for å ha kontroll på hvilke oppgaver som er ferdig og hvilke som gjenstår, kan det være nyttig å ta i bruk "Gjøremål-merke"-knappen. Her kan du enkelt liste opp hva som må gjøres, og huke av ved å trykke på boksen når oppgaven er utført.
OneNote har integrasjoner med flere av de andre Office 365 komponentene. Om du har vært i et møte og ønsker at kollegaen din på kontoret eller personen du har vært i møte med skal få tilsendt notatene kan du trykke deg inn på siden som inneholder notatene, og trykke på "Send side via e-post", som er markert nedenfor. Et mailvindu med innholdet
Det neste som skjer er at et nytt mailvindu med innholdet fra den valgte OneNote-siden åpnes, og alt du trenger å gjøre er å taste inn adressen til mottaker:
OneNote er i tillegg integrert med Excel, og du har under "Sett inn" og "Regneark" i menyen valget "Eksisterende Excel -regneark" eller "Nytt Excel-regneark". På denne måten kan du for eksempel enkelt føre kostnader relatert til en kampanje eller relatere eksisterende Excel-ark til spesifikke notatblokker eller sider.
Så lenge Skriveblokken er lagret i skyen (OneDrive) kan du enkelt dele en hel skriveblokk eller en enkelt side med interne eller eksterne.
Når du oppretter en ny skriveblokk og lagrer den i OneDrive får du spørsmål om du ønsker å dele notatblokken og du kan velge mellom "Inviter personer" eller "Ikke nå":
Velger du "Inviter personer" får du muligheten til å taste inn navn (internt i bedriften) eller e-post til den/de du ønsker å dele notatblokken med. Du kan videre velge om de kun skal ha mulighet til å se innholdet, eller om de også skal kunne redigere.
Om du trykker "Ikke nå" men finner ut ved en senere anledning at du ønsker å dele hele notatblokken eller kun en side med noen kan du (om du har Windows 10) gjøre følgende:
Dersom du ikke ønsker å dele notatblokken eller en side med noen, og ønsker å være sikker på at ingen får tak i innholdet, kan du velge å passordbeskytte ulike seksjoner (fungerer ikke på hele notatblokker). Dette kan du gjøre ved å høyreklikke på seksjonen eller siden du ønsker å beskytte, velg deretter Passordbeskyttelse > Legg til passordet > Skriv inn passord > Bekreft passord
OneNote gir tilgang til flere nyttige funksjoner enn de som allerede er nevnt, som for eksempel innspilling av video og lyd, sette inn videoer fra nettet, linke til eksterne sider eller sider fra andre seksjoner i OneNote, etc. I tillegg er det mulig å laste ned en rekke ulike "add-ins" som kan gi OneNote merverdi. Her er mine to favoritter:
Det hender ofte at man leser interessante eller underholdende artikler som man ønsker å få tilgang til ved en senere anledning. En mulighet er å lagre sidene som favoritter, en annen god mulighet er å laste ned OneNote Clipper for Chrome, Firefox eller Edge. Med OneNote Clipper kan du lagre en artikkel på en helt ny måte: enten kun teksten, hele siden, eller bare deler av teksten. På denne måten blir innholdet i artikkelen søkbart i søkefunksjonen i OneNote, og du kan enkelt finne tilbake til relevant innhold.
OneNote er et perfekt sted for å lagre alt av dokumenter, bilder og filer, også ting som du skal bruke senere. Med å lagre alt i OneNote slipper du å bekymre deg for arbeidet med å lete i ulike mapper for å finne igjen det du lagret for en tid tilbake. Med Office Lens kan du ta bilder og lagre de direkte inn i en av dine notatblokker, og om det er tekst på bildene vil søkefunksjonen i OneNote kunne spore opp denne.
Slik som resten av komponentene i Office 365, er OneNote tilgjengelig både via PC, tablet og mobil, og du har tilgang til dine notater hvor som helst - når som helst. Bruksområdene for og funksjonene i OneNote er mange, og ved riktig bruk kan kan verktøyet bidra til å gi deg en mer strukturert og effektiv arbeidshverdag.
