Under Microsoft Ignite ble det lansert et drøss med nyheter – og noen av de vi liker aller best er nye måter vi kan jobbe sammen på med Microsoft Teams. Det har lenge vært en stor etterspørsel etter private kanaler i eksisterende team, som bare kan vises eller gis tilgang til av medlemmer i teamet. Alle, inkludert gjester, kan legges til som medlem av en privat kanal så lenge de allerede er medlem av teamet.

En privat kanal kan være nødvendig dersom du vil begrense samarbeidet til de som har behov for å være med, eller dersom du vil legge til rette for kommunikasjon mellom en gruppe mennesker som er tilordnet et bestemt prosjekt, uten å måtte opprette et nytt team.

Scenarioer

• En gruppe mennesker i et team vil ha et fokusert rom for å samarbeide på uten å måtte opprette et eget team
• En gruppe mennesker i et team vil ha en privat kanal for å diskutere sensitiv informasjon, for eksempel budsjetter, ressurser, strategisk posisjonering og mer.
• Et låseikon indikerer at en kanal er privat. Bare medlemmer av private kanaler kan se og delta i private kanaler som de er lagt til i.

Når trenger vi en privat kanal?

** Når en privat kanal opprettes er den koblet til et team og kan ikke flyttes til et annet team. I tillegg kan ikke private kanaler konverteres til standardkanaler og omvendt.

Hvordan oppretter du et privat team?

Klikk på de tre prikkene til venstre for teamet du ønsker å legge til en privat kanal i. Der velger du «Legg til en ny kanal». Under Personvern velger du deretter «Privat - tilgjengelig bare for en bestemt gruppe personer i teamet».

Hvem kan opprette private kanaler?

Som standard kan enhver eier av et team eller et teammedlem opprette en privat kanal. Gjester kan ikke opprette private kanaler. I kategorien «Innstillinger for et team» kan teameiere slå av eller på muligheten for medlemmene til å opprette private kanaler. Som administrator kan man bruke retningslinjer for å kontrollere hvilke brukere i bedriften som har lov til å opprette private kanaler.

Personen som oppretter en privat kanal er eieren av den private kanalen, og det er kun eieren som kan legge til eller fjerne medlemmer fra kanalen. En privat kanaleier kan legge til et hvilket som helst teammedlem til en privat kanal, inkludert gjester. Medlemmer av en privat kanal har et sikkert samtaleforum, og når nye medlemmer legges til, kan de se alle samtaler tilbake i tid.

Hva skjer når et teammedlem forlater eller fjernes fra teamet?

Dersom et teammedlem forlater eller blir fjernet fra teamet, vil brukeren også miste tilgangen til den private kanalen. Dersom brukeren legges til i teamet på nytt, må brukere også på nytt legges til i den private kanalen.

Innstillinger og medlemskap i en privat kanal

Hver private kanal har sine egne innstillinger, inkludert muligheten til å legge til og fjerne medlemmer, legge til faner og @omtale andre. Disse innstillingene er uavhengig av innstillingene for selve teamet. Når en privat kanal opprettes, får den automatisk samme innstillinger som teamet, men man kan endre dette i ettertid.

Kanaleieren kan klikke på «Administrer kanal», og deretter bruke kategorien «Medlemmer» og «Innstillinger» for å legge til eller fjerne medlemmer, og redigere innstillinger.

E-post til private kanaler

Teams støtter de samme innkommende e-postfunksjonene for private kanaler som er tilgjengelig for offentlige kanaler. Hvert kanalmedlem kan hente e-postadressen til kanalen og bruke den til å sende e-post til kanalen.

Oppsummering

Det er liten tvil om at dette blir en populær funksjon i Teams. Private kanaler kommer som et verdifullt tilskudd til Microsoft Teams, og fungerer som en ny måte vi kan samarbeide på. En stor fordel som du får med private kanaler er eliminering av behovet for å opprette et helt nytt team for mindre grupper – og på den måten kan du redusere spredningen av mange forskjellige teams.