Det er på mange måter sluttbrukeren som er nøkkelen til å beskytte bedriftens data, mye fordi deres handlinger potensielt kan være årsaken til databrudd og cybertrusler. Sikkerhetsverktøy som enhetsadministrasjon eller automatisert informasjonsbeskyttelse er viktige sikkerhetsfunksjoner for å beskytte seg mot dette. I tillegg vil bruk av følsomhetsetiketter for å klassifisere innhold på riktig måte forbedre sikkerheten og etterlevelsen betydelig.
I Microsoft Teams er det også tilgjengelige sikkerhetskontroller som datakryptering, forebygging av datatap og sikker gjestetilgang. Men for at disse kontrollene skal fungere effektivt, må også de ansatte bli opplært til når og hvordan de skal bruke disse sikkerhetskontrollene på riktig måte.
Som en møtearrangør kan du endre deltakerinnstillinger for et bestemt møte. Standardinnstillinger settes og angis av IT-administratoren.
Du kan velge om en deltaker skal omgå lobbyen eller få bli med som en presentatør:
Gå til Kalenderen i Teams og velg et møte. Vinduet med møtealternativene vil åpnes i et nytt vindu. Ved siden av Hvem kan omgå lobbyen kan du åpne rullegardinmenyen for å spesifisere hvem som automatisk kan delta i møtet og hvem som må få tillatelse.
Dette lar deg spesifisere hvilke deltakere som skal ha kontroll og hvem som skal være med som standard deltakere. Klikk på Bestemte personer:
Velg fra deltakerlisten. Klikk på pilen ved siden av Søk etter deltakere. Du kan også skrive inn navnet på deltakeren dersom det er mange som skal delta i møtet. Det er også muligheter for demping, opptak og chat. Klikk Lagre.
Under et Teams-møte kan det skje at du ønsker å dempe en deltaker eller et helt publikum.
Velg Vis deltakere under møtet for å se en liste over alle som er med. Hold markøren over navnet på en deltaker og velg Demp lyd for deltaker:
Velg igjen Vis deltakere for å se en liste over alle i møtet. Gå til toppen av deltakerruten og velg Demp alle.
I et Teams-møte kan du tildele roller til bestemte deltakere for å angi tillatelser.
Velg Vis deltakere under et møte for å få opp listen over deltakerne. Hold markøren over deltakeren som trenger rollen. Klikk på ellipsen for å se Flere valg.
Her kan du nå gjøre deltakeren til presentatør hvor de også nå kan dele innhold. Klikk på Gjør til presentatør.
Når du oppretter et team som skal inneholde sensitive opplysninger har du mulighet til å øke sikkerhetsnivået for det teamet.
Helt nederst til venstre i Teams velger du Bli med eller Opprett et team.
Velg Opprett et team. I rullegardinlisten Følsomhet velger du en policy som ønsker å tilegne teamet. Merk at IT-administrator må aktivere denne funksjonen.
Velg den etiketten opprettet av bedriften din som beskriver følsomheten til teamet ditt best. For eksempel Konfidensielt. Følg veiviseren for å fullføre opprettelsen av teamet.
Med Microsoft Teams kan bedriften fin opprette visse retningslinjer for kommunikasjon for å forhindre støtende språkbruk og annen oppførsel.
I en chat eller en kanal kan en melding som bryter med policyen bli blokkert.
Avsenderen vil i dette tilfellet få beskjed om at meldingen er blokkert med et nyttig tips.
Med Microsoft Teams kan bedriften opprette retningslinjer for sikkerhet for å så forhindre at sensitiv informasjon blir delt.
Dette gjelder dersom en melding inneholder en krediteringer eller et kortnummer. Teams vil dermed blokkere meldingen på samme måte som i videoen til høyre. Retningslinjene gjelder også databeskyttelse. Enhver person som ikke har tillatelse til å få tilgang til dokumenter som inneholder denne typen informasjon vil hindres i å åpne den.
Når et Teams-møte er over kan en møtearrangør avslutte møtet for alle deltakerne.
Gå til møtekontrollene øverst til høyre inne i et møte:
Ellipsen åpner flere kontroller. I stede for å velge Forlat øverst til høyre – som bare fjerner deg selv – velger du nå ellipsen og deretter Avslutt møte. Velg Slutt for å bekrefte at du vil avslutte møte for alle deltakere.
Mye om sikkerhet handler vel så mye om opplæring av de ansatte. Vi må lære oss hvordan vi på best mulig måte kan bruke Microsoft Teams, og samtidig ivareta bedriftens retningslinjer for personvern og datasikkerhet.
Vi har laget flere demoer om funksjonene som er skrevet om i dette innlegget. Her kan du se hvordan du oppretter private kanaler i Teams. For flere demoer kan du besøke vår spilleliste på Youtube her.
